Hvorfor korrekt dokumentation er nøglen til en god bogføring

En god bogføring handler ikke kun om tal, men om dokumentation. Hvert eneste køb, salg og udlæg skal kunne bevises med et bilag – det er din virksomheds økonomiske rygsøjle. Uden korrekt dokumentation mister regnskabet sin troværdighed, og fejl eller bøder kan hurtigt blive resultatet. Men når dokumentationen er i orden, bliver bogføringen lettere, hurtigere og mere præcis. I denne artikel ser vi på, hvorfor korrekt dokumentation er nøglen til en god bogføring, hvilke krav der gælder, og hvordan du nemt kan skabe orden og overblik i dine bilag.

Hvad betyder korrekt dokumentation i bogføring

Korrekt dokumentation betyder, at hver post i bogføringen har et gyldigt bilag, som beviser, at transaktionen har fundet sted – og viser, hvad den vedrører. Et bilag skal kunne besvare tre spørgsmål:

1. Hvad er købt eller solgt?

2. Hvornår skete det?

3. Hvem deltog i transaktionen?

Et bilag er beviset for, at regnskabet er rigtigt. Det kan være en faktura, kvittering, bankudskrift, lønseddel eller kontrakt – alt efter transaktionens type.

Kravene ifølge loven

Ifølge bogføringsloven og årsregnskabsloven skal alle virksomheder kunne dokumentere deres økonomiske transaktioner. Bilagene skal være:

• Ægte – De må ikke være ændret eller manipuleret.

• Tydelige – Alle væsentlige oplysninger skal kunne læses.

• Fuldstændige – Bilaget skal dække hele transaktionen, ikke kun en del af den.

• Tilgængelige – De skal kunne findes og fremvises hurtigt ved kontrol.

Virksomheder skal desuden opbevare bilag i mindst 5 år, digitalt eller fysisk.

Eksempler på korrekt dokumentation

Når alle disse oplysninger er på plads, kan bogholderen bogføre korrekt – uden gætterier.

Dokumentation i digital tid

I dag kan bilag opbevares digitalt, og det er faktisk den mest sikre og effektive metode. Digitale bilag er nemme at søge frem, og de forsvinder ikke i mapper.
Systemer som e-conomic, Dinero, Billy, Pleo og Meneto gør det muligt at uploade eller tage billeder af kvitteringer direkte via mobilen.

Et digitalt bilag skal stadig opfylde lovens krav, men du slipper for papir og rod. Samtidig kan bogholderen arbejde direkte med bilagene i realtid.

Hvad sker der, når dokumentationen mangler

Manglende dokumentation er en af de mest almindelige årsager til fejl i bogføringen – og den, der kan skabe størst problemer.

1. Regnskabet bliver upålideligt

Når bilag mangler, kan bogholderen ikke vide med sikkerhed, hvad posten dækker. Det betyder, at udgifter eller indtægter kan blive bogført forkert, hvilket forvrider regnskabet.
Resultatet: Du mister overblik over virksomhedens reelle økonomi – og risikerer at træffe beslutninger på et forkert grundlag.

2. Risiko for bøder og afviste fradrag

Skattestyrelsen stiller krav om, at alle fradrag skal kunne dokumenteres. Hvis du ikke kan fremvise et bilag, kan udgiften blive afvist.
Eksempel:
Du har købt kontorartikler for 1.500 kr., men mister kvitteringen. Skat kan nægte fradraget, og du betaler skat af beløbet som “privatforbrug”.

Ved grov eller gentagen fejl kan det også føre til bøder eller politianmeldelse.

3. Mere arbejde for bogholder og revisor

Uden bilag skal bogholderen bruge tid på at lede, spørge og forklare. Det forsinker bogføringen og øger omkostningerne.
Ved årsafslutningen kan revisoren ikke godkende regnskabet uden komplet dokumentation – og så bliver processen både dyrere og langsommere.

4. Tab af tillid fra samarbejdspartnere

Et regnskab uden dokumentation virker uprofessionelt. Banker, investorer og partnere lægger vægt på, at der er orden i økonomien. Manglende bilag kan skabe tvivl om virksomhedens troværdighed.

5. Tab af historik

Dokumentation er ikke kun et lovkrav – det er også virksomhedens økonomiske hukommelse.
Et korrekt arkiv giver mulighed for at spore, hvordan udgifter har udviklet sig, hvilke leverandører du handlede med, og hvilke priser du betalte tidligere. Uden den historik mister du viden, der kan bruges til at forbedre forretningen.

Sådan sikrer du korrekt dokumentation – i praksis

At skabe god dokumentation kræver ikke mere tid – bare bedre vaner og systemer.

1. Gem bilag med det samme

Det vigtigste råd: vent ikke. Tag et billede af kvitteringen, så snart du får den. De fleste systemer uploader automatisk til bogføringen.

2. Brug digitale værktøjer

Systemer som Pleo, Dinero, Billy og e-conomic gør det nemt at knytte bilag direkte til betalinger.
Fordele:

• Intet forsvinder

• Bogholderen ser bilaget med det samme

• Du slipper for mapper og papirer

3. Tilføj noter på bilag

Hvis formålet med købet ikke er tydeligt, skriv en kort note:

“Møde med kunde X”, “Kaffe til kontoret” eller “Software til projekt Alfa”.
Det sparer bogholderen for gætterier og sikrer korrekt kontering.

4. Hold privat og erhverv adskilt

Brug altid virksomhedens kort til erhverv og privatkort til private køb. Det gør dokumentationen klar og gennemskuelig.

5. Hav faste rutiner

Aftal med din bogholder, hvornår du afleverer bilag, og hvordan det skal ske.
For eksempel:

• Hver uge: upload bilag

• Hver måned: tjek for manglende bilag

• Hver kvartal: review af momsgrundlag

6. Opbevar alt ét sted

Sørg for, at alle bilag, kontrakter og rapporter ligger samlet i én mappe eller platform. Brug navngivning som:
År_Måned_Leverandør_Beskrivelse – fx 2025_03_Telia_Telefoni.pdf.

7. Uddan medarbejdere

Hvis andre i virksomheden foretager køb, skal de kende reglerne: gem altid kvitteringen, skriv formål, og brug virksomhedens kort.

8. Samarbejd med bogholderen

En bogholder er din bedste sparringspartner, når det gælder dokumentation.
De kan hjælpe med:

• Opsætning af digitalt system

• Tjeklister for dokumentation

• Kontrol af manglende bilag ved månedsluk

Jo bedre samarbejde, desto færre fejl.

Korrekt dokumentation er ikke bare et krav – det er dit sikkerhedsnet. Når alle bilag er på plads, får du et regnskab, der er troværdigt, effektivt og modstandsdygtigt over for fejl. Det giver ro i hverdagen og styrker din virksomheds økonomiske fundament.