Sådan forbereder du dit regnskab til bogføring

Et velforberedt regnskab gør bogføringen hurtigere, billigere og langt mere præcis. Mange virksomheder bruger unødigt tid og penge, fordi bilag, kvitteringer og kontoudtog ikke er klar, når bogholderen skal i gang. Med en god forberedelse kan du spare mange timer og sikre, at dit regnskab bliver korrekt fra starten. I denne artikel gennemgår vi, hvordan du bedst forbereder dit regnskab til bogføring – fra sortering af bilag til digitale rutiner, der gør samarbejdet med bogholderen både nemmere og mere effektivt.

Hvad betyder det at forberede regnskabet til bogføring

At forberede regnskabet til bogføring handler om at samle, sortere og strukturere virksomhedens økonomiske materiale, så bogholderen kan arbejde hurtigt og effektivt.
Det betyder, at alle bilag, fakturaer, kontoudtog og lønoplysninger er klar, komplette og placeret det rigtige sted.

En bogholder kan kun skabe et nøjagtigt regnskab, hvis grundlaget er i orden. Derfor er forberedelsen faktisk lige så vigtig som selve bogføringen.

Hvorfor forberedelsen betyder så meget

Når dit regnskab er forberedt korrekt:

• Undgår du dobbeltarbejde og fejl

• Får du hurtigere afsluttet måneden eller året

• Betaler du mindre for bogføring, fordi arbejdet tager kortere tid

• Sikrer du bedre overblik og dokumentation

Manglende struktur koster tid – og tid er penge, både for dig og din bogholder.

Typiske fejl mange begår

1. Bilag bliver afleveret sent eller spredt over flere mails

2. Private udgifter bliver blandet med erhverv

3. Bankposter ikke stemmer med fakturaer

4. Kvitteringer mangler – især fra mobilebetalinger og onlinekøb

5. Manglende information om, hvad en betaling dækker

Når disse fejl undgås, bliver bogføringen langt mere præcis og mindre stressende for alle parter.

Trin-for-trin: Sådan klargør du dit materiale til bogholderen

Her er en enkel tjekliste, du kan bruge før hver bogføringsperiode.

1. Saml alle bilag

Find alle fakturaer, kvitteringer og betalingsdokumenter – både digitale og fysiske.
Husk også:

• MobilePay og kortbetalinger

• Abonnementer (fx software og hosting)

• Leverandørfakturaer

• Kundefakturaer, hvis du ikke bruger et fakturasystem

Et bilag skal altid kunne dokumentere, hvad købet vedrører – og hvem der har betalt.

2. Sørg for klare beskrivelser

Hvis et bilag ikke tydeligt viser, hvad købet handler om, så tilføj en kort note.
Fx:

“Frokostmøde med kunde X” eller “Indkøb af materialer til projekt Y”.

Det sparer bogholderen tid og forhindrer fejlregistrering.

3. Afstem bank og konti

Tjek, at alle betalinger i banken passer til dine bilag.
De fleste regnskabssystemer giver mulighed for automatisk bankimport, men du skal stadig sikre, at alt stemmer.

4. Gør momsafregningen klar

Inden momsindberetning er det vigtigt, at:

• Alle relevante udgifter er bogført

• Der ikke mangler bilag for køb i udlandet

• Du har tjekket, om momsfrie poster (fx løn eller gebyrer) er markeret korrekt

5. Klargør løn- og personaleoplysninger

Hvis du har ansatte, skal alle lønposter være registreret.
Det inkluderer:

• Løn, pension og feriepenge

• Refusioner fra barsel/sygdom

• Eventuelle bonusser eller kørselsgodtgørelser

6. Brug digitale løsninger

Mange systemer som e-conomic, Dinero, Billy og Pleo gør det let at dele bilag og informationer med din bogholder.
Når alt ligger digitalt, sparer du både tid og fejl – og bogholderen kan arbejde løbende i stedet for ved større bunker.

7. Gem alt ét sted

Lav en fast struktur for dine filer. For eksempel:

• /Bilag/2025/Januar

• /Bankudtog/2025

• /Løn & personale

Det gør det nemt for både dig og bogholderen at finde materiale senere.

Gode vaner der gør bogføringen nemmere fremover

At forberede regnskabet bør ikke være en stressende engangsopgave – det handler om at skabe gode rutiner i hverdagen.

1. Registrér løbende

Det vigtigste råd er simpelt: bogfør jævnligt.
Lad ikke bilagene samle sig i bunker. Når du registrerer løbende, sparer du både tid og undgår glemte udgifter.

2. Brug apps til bilag

De fleste regnskabssystemer har apps, hvor du kan tage billeder af kvitteringer med det samme.
Så slipper du for at lede efter papirbilag senere – og bogholderen får bilaget med det samme.

3. Hold erhverv og privat adskilt

Brug altid en erhvervskonto. Det gør bogføringen klarere, og Skat ser positivt på, at du holder privatøkonomien udenfor.

4. Hav faste afleveringsdatoer

Aftal en fast rutine med din bogholder:

• Hvornår du afleverer bilag

• Hvornår moms skal indberettes

• Hvornår du får rapporter retur

En fast rytme skaber ro og systematik.

5. Kommunikér med din bogholder

Fortæl, hvis der sker ændringer – fx nyt lån, større investeringer eller ændret forretningsmodel.
Bogholderen kan kun rådgive korrekt, hvis de kender hele billedet.

6. Evaluer en gang om året

Tag et årligt møde med bogholderen og se, hvad der kan forbedres.
Måske kan du automatisere mere, skifte system eller ændre rutiner for at spare tid.

Et velforberedt regnskab er grundlaget for en sund økonomi. Jo bedre du forbereder bogføringen, jo hurtigere får du overblik – og jo billigere bliver det. Med struktur, digitale værktøjer og samarbejde med din bogholder kan du gøre økonomien både lettere og mere effektiv.